Составление собственно архивной описи дел

После проведения систематизации дел (либо карточек) фонда в согласовании с разработанной для определенного фонда классифи­кационной схемой составляется архивная опись. Зависимо от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда (либо хоть какого другого комплекса документов) могут быть составлены одна либо несколько описей. Отдельная самостоятель­ная опись может быть составлена:

на все Составление собственно архивной описи дел дела фонда, если учреждение закончило свое существование;

дела всех лет одной структурной части, если она закончила свое существование;

дела за один год либо пару лет деятельности учреждения-фондообразователя, также одной либо нескольких функциональ­ных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие до­кументы и т Составление собственно архивной описи дел.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда либо каждого, входящего в объе­диненный фонд учреждения.

Следует держать в голове, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превосходить наибольшего четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как ранее говорилось, опись отражает систему организации до­кументов фонда и закрепляет систематизацию Составление собственно архивной описи дел дел снутри фонда методом присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и поболее маленькие деления в согласовании со схемой систематизации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупа сведений о единице хранения и состоит из последующих частей:

порядкового Составление собственно архивной описи дел номера;

делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре либо старенького инвентарного номера);

заголовка дела и в ряде всевозможных случаев инструкции документа;

последних дат документов в деле (число, месяц, год);

количества листов в деле;

примечаний.

Каждому из частей статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 — «Порядковый номер Составление собственно архивной описи дел» — отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней ста­тьи показывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается со­ответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).


бинированные указатели при малозначительном количестве личных имен Составление собственно архивной описи дел, географических заглавий и предметов.

По форме указатели могут быть г л у х и м и и а н н о т и р о -в а н н ы м и (короткими либо полными). Приведем пример составле­ния указателя глухого, аннотированного лаконичного и аннотирован­ного полного.

Глухой указатель Аннотированный лаконичный Составление собственно архивной описи дел Аннотированный полный

Гиацинтова С В . 7, 9, 18 Гиацинтова С В . — актриса 7, 9, 18 Гиацинтова Софья Владимировна — русская актриса и режиссер, народная артистка СССР. На сцене с 1910 года, игралась во МХАТе, первой студии МХАТ, МХАТе втором.

С 1938 года — в Столичном театре им. Ленинского комсомола. В историю российского драматического искусства во­шло выполнение ею роли Составление собственно архивной описи дел Марии («Две­надцатая ночь» В. Шекспира) и др. 7, 9, 18

Составить именной и географический указатели не составляет труда, потому что в их врубаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Следует только уяснить, что географический ука­затель никогда не бывает глухим.

Тщательно методику составления указателей разглядим на примере предметного Составление собственно архивной описи дел указателя.

Предметный указатель представляет собой алфавитный список на­учных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Пред­метный указатель может быть общим, включающим понятия разного характера, и особым, включающим однородные понятия (указа­тель фабрик и заводов). Составить предметный указатель существенно труднее, чем географический либо именной. Специфичность предметного указателя состоит в Составление собственно архивной описи дел отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только более значительные, раскрываю­щие главные вопросы и направления деятельности фондообразователя. Предметный указатель строится последующим образом.

Главным элементом предметного указателя является рубрика, со­стоящая из предметного понятия и поисковых данных.

Зависимо от предназначения указателя рубрика может быть обычный, т Составление собственно архивной описи дел.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику либо опре­деление, гнездовой, т.е. иметь две либо несколько подрубрик, к примеру:

Обычная рубрика Непростая рубрика Гнездовая рубрика

Газеты.

Газеты, тираж.

Газеты:

«Известия» 7, 8, 9 «Независимая» 10, 11 «Спид-инфо» 14, 16


Подрубрики могут размещаться как в алфавитной, так и в логичес­кой Составление собственно архивной описи дел, периодической последовательности, к примеру:

Образование:

низшее 25, 26 среднее 5, 9 высшее 12, 13, 35

При составлении гнездовой рубрики, следует держать в голове, что рубрика — всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, потому нельзя со­ставлять такового типа гнездовые рубрики как:

Яблоня:

посадка 7

полив 8

ликвидирование вредителей 9

Виды документов не врубаются в предметные указатели как само­стоятельный Составление собственно архивной описи дел элемент справочного аппарата. Указатель видов докумен­тов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и много­словными. При внедрении в указатель многоречивых понятий следует подразумевать, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, к примеру, в понятиях «борьба Составление собственно архивной описи дел с неграмотностью», «борьба с дезертирством», «из­бирательная кампания» основное смысловое значение имеют слова «не­грамотность», «дезертирство», «кампания». Такие слова именуются удар­ными, либо главными.

Выявление ударного (главного) слова нужно для правильной организации поиска инфы в указателе главных вопросов и на­правлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включе­нии многоречивого понятия Составление собственно архивной описи дел в указатель ключевое слово ставится на пер­вое место, т.е. осуществляется инверсия, и к нему указываются поиско­вые данные. А 2-ое слово преобразуется в пояснение, дополнение к первому, к примеру:

Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8

Нереально предвидеть заблаговременно мысли исследователя, потому в указатель нужно включать многоречивое понятие вполне Составление собственно архивной описи дел, де­лая отсылку к главному понятию, к примеру:

Избирательная кампания — см. кампания избирательная Кампания избирательная 13, 21

Если оба слова являются главными, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а 2-ое слово заносится в указатель на подобающую буковку с отсылкой на основное понятие без указания ссылочных данных Составление собственно архивной описи дел, к примеру:

Учет военнообязанных 14, 17, 18 Военнообязанные — см. Учет

Инверсии не подвергаются закоренелые понятия, к примеру:

Новый российский 7, 13





Для того чтоб составить предметные указатели к описи, необходи­мо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему нужные пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие.

После выявления всех предметных понятий Составление собственно архивной описи дел, в том числе именных и географических, следует произвести их классификацию по алфавиту (до 4-го знака), сделать нужную инверсию, сделать при необходимос­ти сложные рубрики. И только после чего перенести содержание кар­точного указателя на листовую форму.

Строчные большие буковкы российского алфавита должны быть про­ставлены перед каждой группой понятий Составление собственно архивной описи дел, начинающихся на эту буковку, в центре листа, к примеру:

А
Арбуз 4, 7, 9

Автомобиль:

грузовой 7, 8

легковой 8, 9

Архивы:

ведомственные 4, 5

муниципальные 7, 8

личные 13, 17

И Избирательная кампания, см. кампания избирательная

К Кампания избирательная 7, 8, 9.

К приготовленной архивной описи непременно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы фактически Составление собственно архивной описи дел описи и справочного аппарата к ней пронуме­ровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписы­вается составителем описи, к примеру:

В опись внесено 24 (20 четыре) дела с № 1 по № 24

Составитель

Дата - Ц 0 0 . 0 0 . 0 0


sostoitsya-obshee-sobranie-uchastnikov-obshej-dolevoj-sobstvennosti-bivshego-spk-siktivkarskij-na-zemelnij-uchastok-s-kadastrovim-nomerom-11-04-0000000-65-kategor.html
sostoitsya-v-nauchno-prakticheskaya-konferenciya-s-mezhdunarodnim-uchastiem-upravlenie-kachestvom-v-farmacii-posvyashennaya-10-letiyu-kafedri-upravleniya-kachestvom.html
sostoyalas-internet-konferenciya-predsedatelya-izbiratelnoj-komissii-yamalo-neneckogo-avtonomnogo-okruga-18-oktyabrya-2012-goda.html